Asset Management mit
SAP und Ultimo
Zwei Systeme, ein Ziel:
Kontrolle über die Instandhaltung
Pontifexx unterstützt Unternehmen bei der Strukturierung ihrer Instandhaltungsprozesse. Wir kennen sowohl die Möglichkeiten von SAP Plant Maintenance als auch die Stärken von Ultimo. Als größter Implementierungspartner von Ultimo und mit fundiertem SAP-Know-how unterstützen wir Unternehmen bei der Implementierung, Optimierung und der Wahl der richtigen Systemstrategie.
Industrieunternehmen stehen vor der Frage, wie sie ihre Instandhaltung innerhalb ihrer Systemlandschaft am besten organisieren können. SAP Plant Maintenance ist für viele Unternehmen eine logische Wahl, wenn SAP bereits das zentrale ERP-System ist. Ultimo ist ein spezialisiertes EAM-System, das speziell für Instandhaltung und Asset Management entwickelt wurde.
Beide Systeme haben ihre eigenen Stärken. Die Frage ist nicht, welches System besser ist, sondern welcher Ansatz zu Ihrem Unternehmen passt. Manche Unternehmen entscheiden sich für SAP PM, andere für Ultimo, und wieder andere kombinieren beide Systeme. Pontifexx unterstützt Unternehmen bei jedem dieser Szenarien.
Zertifizierte Integration – das Beste aus beiden Welten
Ultimo verfügt über eine offizielle Zertifizierung durch das SAP Integration and Certification Center. Die Schnittstelle umfasst 25 zertifizierte Szenarien rund um Stammdaten und Einkaufsprozesse – darunter die Synchronisierung von Lieferanten und Lagerartikeln sowie die vollständige Abwicklung von Bestellanforderungen bis zur Rechnungsstellung. Instandhaltungsspezialisten arbeiten dabei in der gewohnten Ultimo-Oberfläche, während Finanz- und Einkaufsteams in SAP arbeiten. Kein Systemwechsel, keine Doppelarbeit – nur eine verlässliche, zertifizierte Verbindung zwischen EAM und ERP.
Was SAP Plant Maintenance bietet
SAP Plant Maintenance ist Teil des umfassenderen SAP-ERP-Systems und unterstützt alle Phasen des Instandhaltungsmanagements: von der Planung und Terminierung bis hin zur Durchführung und Auswertung. Die Integration mit anderen SAP-Modulen sorgt für eine nahtlose Verbindung zwischen Instandhaltungsaufgaben und Geschäftsprozessen wie Einkauf, Bestandsverwaltung und Finanzbuchhaltung.
Pontifexx bietet Fachwissen und Beratung rund um die Nutzung und Optimierung von SAP PM. Dies umfasst die strategische Einbindung in bestehende Instandhaltungsprozesse, die Bewertung der aktuellen Konfiguration sowie praxisnahe Empfehlungen zur Verbesserung. Für Unternehmen, die ihre bestehende SAP-PM-Umgebung verbessern möchten, bietet Pontifexx einen Potenzial-Scan an, der konkrete Handlungsfelder und Verbesserungspotenziale sichtbar macht.
Was Ultimo EAM bietet
Ultimo ist eine spezialisierte Enterprise-Asset-Management-Plattform, die für ihre schnelle Einführung, ihre Benutzerfreundlichkeit und ihre nahtlosen Integrationen bekannt ist. Das System wurde speziell für Instandhaltung und Asset Management entwickelt und bietet Funktionen für die Arbeitsauftragsverwaltung, vorbeugende Instandhaltung, Bestandsverwaltung, HSE und mehr.
Pontifexx ist seit 2020 zertifizierter Implementierungspartner von Ultimo und hat sich mittlerweile zum größten Implementierungspartner entwickelt. Wir haben mehr als 200 Projekte erfolgreich abgeschlossen. In der DACH-Region ist die Pontifexx Deutschland GmbH Wiederverkäufer von Ultimo.
Unsere Dienstleistungen rund um Ultimo umfassen vollständige Implementierungen, von der Prozessgestaltung und Konfiguration bis hin zur Datenmigration und Schulung. Darüber hinaus bieten wir Ultimo-Beratung zur Optimierung, Anwendungsmanagement für langfristigen Support sowie ein Service-Management-Portal, über das Anfragen innerhalb eines Werktages von zertifizierten Beratern bearbeitet werden.
Über die Pontifexx Academy bieten wir umfassende Ultimo-Schulungen an: von Anwenderschulungen über Expertenschulungen bis hin zum Anwendungsmanagement.
SAP und Ultimo im Vergleich
Die Entscheidung für Ultimo bedeutet nicht, dass SAP verschwindet. Beide Systeme können nebeneinander funktionieren, wobei jedes seine eigene Rolle im Prozess einnimmt.
Bei Vreugdenhil Dairy Foods führte das Unternehmen SAP als neues ERP-System ein, entschied sich jedoch dafür, Ultimo für die Instandhaltung beizubehalten. Pontifexx baute Schnittstellen zwischen beiden Systemen: Finanztransaktionen werden automatisch in SAP verarbeitet, Rechnungen per Texterkennung erfasst, Bestellungen automatisch an Lieferanten versendet und die Materialausgabe erfolgt über Handscanner mit Echtzeit-Bestandsaktualisierung in beiden Systemen.
Dieser hybride Ansatz funktioniert, wenn beide Systeme eine klare Rolle haben:
SAP übernimmt:
- Finanzbuchhaltung und Kostenkalkulation
- Einkauf und Bestellungen
- Bestandsverwaltung und Materialwirtschaft
- Integration mit Produktion und Logistik
Ultimo übernimmt:
- Operative Instandhaltungsplanung und Arbeitsaufträge
- Mobile Erfassung durch Techniker
- Präventive und risikogesteuerte Instandhaltung
- Anlagenhistorie und Störungsanalyse
Von SAP zu Ultimo: Migration unter Beibehaltung von Daten und Arbeitsabläufen
Manche Unternehmen entscheiden sich für einen vollständigen Wechsel von SAP PM zu Ultimo. Dies kann beispielsweise bei einer Ausgliederung, einer Übernahme oder wenn ein Unternehmen ein System benötigt, das spezifischer auf die Instandhaltung ausgerichtet ist, der Fall sein.
Bei Frespo führte Pontifexx innerhalb von vier Monaten eine vollständige Migration von SAP PM zu Ultimo durch. Nach der Abspaltung von Aviko musste Frespo schnell eigene Systeme einrichten. Das Unternehmen entschied sich aufgrund der Benutzerfreundlichkeit für Ultimo. Pontifexx migrierte alle historischen Daten, Lagerartikel, Preise, Lieferantendaten, Arbeitsaufträge und Wartungspläne. Die bestehende Arbeitsweise blieb erhalten. Rund 30 Anwender wurden in nur einer Schulungssitzung eingearbeitet.
Die SAP-Kenntnisse bei Pontifexx waren dabei entscheidend. Wie Karim Uarghe von Frespo erklärte: Die SAP-Kenntnisse trugen zur Wahl von Pontifexx als Partner bei. Die Datenextraktion aus SAP war die größte Herausforderung, doch dank der Erfahrung mit beiden Systemen konnte das Projektteam diese erfolgreich bewältigen.
Entdecken Sie die Kundengeschichten
Von der Beratung bis zur laufenden Unterstützung
Pontifexx begleitet Unternehmen während des gesamten Prozesses. Das beginnt mit der Frage, welche Systemstrategie zur aktuellen Situation passt: Optimierung innerhalb von SAP PM, Implementierung von Ultimo oder eine Kombination aus beidem.
Bei der Implementierung von Ultimo kümmern wir uns um die Prozessgestaltung, Konfiguration, Datenmigration und Integration mit bestehenden Systemen. Der Fokus liegt auf der praktischen Anwendbarkeit: Die Beratung von Pontifexx endet nicht bei der Einrichtung der Software, sondern erstreckt sich auf die gesamte Wartung.
Nach der Implementierung bieten wir fortlaufenden Support über unser Service-Management-Portal. Anfragen werden innerhalb eines Werktages von zertifizierten Beratern bearbeitet. Für Unternehmen, die strukturellen Support wünschen, bieten wir Anwendungsmanagement mit einem festen Tech-Berater an.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
1. Woher weiß ich, welches System am besten zu meinem Unternehmen passt?
Pontifexx beginnt mit einem Gespräch, um Ihre Situation zu verstehen: Ihre aktuelle Systemlandschaft, die Arbeitsweise Ihrer Wartungsorganisation und Ihre Ziele. Auf dieser Grundlage geben wir eine erste Einschätzung ab. Für ein tiefergehendes Bild bieten wir Assessments an, die Ihre aktuellen Prozesse und Systeme erfassen.
2. Was muss ich als Unternehmen für eine Implementierung oder Migration vorbereiten?
Ein klares Bild Ihrer aktuellen Arbeitsprozesse und eine gut dokumentierte Asset-Struktur verkürzen die Durchlaufzeit erheblich. Pontifexx begleitet Sie bei der Vorbereitung, aber je besser Ihre eigenen Prozessbeschreibungen und Daten geordnet sind, desto reibungsloser verläuft der Prozess.
3. Können wir schrittweise umstellen statt auf einmal?
Ja. Eine Implementierung oder Migration kann in Phasen durchgeführt werden, beispielsweise pro Standort, pro Abteilung oder pro Modul. Dies senkt das Risiko und bietet Raum, während des Prozesses zu lernen. Der Ansatz hängt von Ihrer Situation ab und wird im Vorfeld abgestimmt.
4. Wie stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter das neue System auch tatsächlich nutzen?
Ein System ist nur dann wertvoll, wenn es genutzt wird. Pontifexx legt daher großen Wert auf die Akzeptanz: Schulungen, die auf verschiedene Benutzerrollen zugeschnitten sind, Begleitung am Arbeitsplatz und eine Gestaltung, die der täglichen Praxis entspricht.
5. Arbeitet Pontifexx auch mit anderen Systemen als SAP und IFS Ultimo?
Ja. Pontifexx hat Erfahrung mit verschiedenen Instandhaltungsmanagementsystemen, darunter Maximo und Control Office. Der Ansatz bleibt derselbe: Die Organisation und die Prozesse stehen im Mittelpunkt, das System dient der Unterstützung.
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Hilco Lunsing
Pontifexx nimmt sich Zeit, Ihre Situation zu verstehen. In einem ersten Gespräch hören wir zu, stellen Fragen und geben eine erste Einschätzung ab. Daraus ergibt sich, ob und wie wir Sie unterstützen können. Unverbindlich und konkret.
