Von SAP zu Ultimo
Von SAP zu Ultimo
Anspruchsvolle Systemumstellung bei Frespo
Frespo liefert hochwertige frische Kartoffelprodukte, vorgekocht und dampfgegart, für den europäischen Foodservice-Markt. Seit September 2023 ist die Investitionsgesellschaft Nimbus Eigentümerin der Kartoffelverarbeitungsfabrik. Zuvor waren diese Einrichtungen und die Organisation Teil von Aviko. Nach der Abspaltung von Aviko wurde das Werk in Frespo (Fresh Potato) umbenannt; anschließend mussten in kürzester Zeit die Systeme umgestellt werden. Aviko hatte mit dem Instandhaltungsmanagementsystem SAP EAM gearbeitet, aber Frespo entschied sich nach eingehender Marktanalyse für Ultimo. Wir sprachen mit Karim Uarghe, Instandhaltungs- und Projektmanager in der Fabrik in Katwijk, der die Migration des SAP EAM-Systems gemeinsam mit Pontifexx in nur vier Monaten realisierte.
Karim verfügt über mehr als 18 Jahre Berufserfahrung, davon 17 Jahre in verschiedenen Funktionen bei Aviko. Karim: „Dem Beschluss, von SAP EAM auf Ultimo umzusteigen, ging eine gründliche Untersuchung voraus. So haben wir auch Microsoft Business Central erwogen; dieses System hat allerdings kein TD-Modul und war für die umfangreichen Datenbestände einer Technischen Abteilung zu begrenzt. Von Ultimo war ich schon nach der ersten Präsentation begeistert; es ist ein einfaches Paket, das leicht zu erlernen ist. Natürlich gibt es auch weniger positive Aspekte, zum Beispiel die Erstellung von Berichten, was weniger gut läuft als in SAP EAM. Darum prüfen wir, ob PowerBI eine Ergänzung zu Ultimo sein könnte.“
Das Projektteam von Frespo besteht aus Karim Uarghe, Lieke Wunderink-Peters und Marco Cornelissen.
Implementierung und Zusammenarbeit mit Pontifexx
„Obwohl wir wussten, was wir brauchen, erfordern die Einführung eines neuen Systems und die Datenmigration fundierte Kenntnisse. Darum haben wir nach einem Implementierungspartner gesucht. Pontifexx hat uns schnell überzeugt, da sie uns einen klaren Stufenplan und einen strukturierten Prozess präsentierten. Auch das SAP-Wissen, über das man bei Pontifexx verfügt, hat unsere Entscheidung beeinflusst.“
„Wir hatten ein sehr klares Bild davon, wie wir das System einrichten wollten, und die nötigen Vorarbeiten hatte ich schon erledigt. Die Komplexität des Prozesses ergibt sich vor allem daraus, dass alle wertvollen Informationen in das neue System migriert werden müssen, das zudem gut eingerichtet und von den Benutzern angenommen werden muss. Dabei geht es keineswegs nur um die bloße Übertragung von Daten. Wir mussten wirklich gut darüber nachdenken, wie wir die bisherige Arbeitsweise beibehalten und Ultimo darauf abstimmen können.“
'Pontifexx und vor allem Hilco haben das alles überaus effizient und effektiv durchgeführt; wenn man bedenkt, welchen Mehrwert Hilco für dieses Projekt hatte, sollte man ihn glatt klonen!'
Karim Uarghe
Instandhaltungs- und Projektmanager bei Frespo
Migration und Ergebnisse
„Hilco Lunsing von Pontifexx hat die Migration durchgeführt und alle benötigten Module für uns eingerichtet. Das war eine enorme Aufgabe, denn hier ging es unter anderem um historische Daten, Magazinartikel, Preise, Artikellieferanten, Kosten, Stückzahlen, TD-Auftragsscheine, Bestellungen, und Wartungspläne mit automatisch generierten Arbeitsaufträgen.“
Und als ob die Migration noch nicht schwierig genug wäre, standen Karim und sein Team noch vor einer weiteren Herausforderung: einem sehr straffen Zeitplan. „Wir haben im November 2023 angefangen und haben das System im März 2024 freigeschaltet. Diese schnelle Übergabe war nur möglich, weil Aviko einen klar beschriebenen SAP-Blueprint vorgelegt hatte. Es arbeiten jetzt etwa 30 Personen mit Ultimo, die nur eine einzige Schulungseinheit brauchten. Für den Technischen Dienst waren etwas mehr Sitzungen notwendig.“
'Eine sorgfältige Planung und ein engagiertes Team sind von wesentlicher Bedeutung, wenn es um eine problemlose Umstellung auf ein neues System geht.“'
Hilco Lunsing
Instandhaltungsberater Pontifexx
Herausforderung für Pontifexx
Hilco ergänzt: „Die erfolgreiche Einführung von Ultimo bei Frespo, die wegen der Übernahme von Aviko Cuijk durch Frespo in sehr kurzer Zeit erfolgen musste, ist eine Leistung von Format. Es ist bewundernswert, dass unser Projektteam, dem Karim Uarghe, Marco Cornelissen und Lieke Wunderink-Peters angehörten, es geschafft hat, die im SAP-Blueprint beschriebenen Prozesse größtenteils beizubehalten. Das beweist, dass eine sorgfältige Planung und ein engagiertes Team von wesentlicher Bedeutung sind, wenn es um eine problemlose Umstellung auf ein neues System geht.
Die größte Herausforderung war die Extraktion der Daten aus SAP, aber glücklicherweise verfügte Karim über die nötigen Tools und Kenntnisse dafür.
Die reibungslose Migration, bei der die Kernprozesse unverändert blieben, hat zweifellos zur Schaffung einer soliden Basis für die Zukunft beigetragen. Eine solche Basis ist für die Kontinuität von Frespo von größter Bedeutung. Dieses Projekt ist ein Paradebeispiel für effektives Veränderungsmanagement und technologische Adaption.“
'Dank der Zusammenarbeit mit Pontifexx verlief die Umstellung reibungslos, wodurch wir die Vorteile von Ultimo jetzt vollständig ausschöpfen können.'
Instandhaltungs- und Projektmanager bei Frespo
Übernahme Peka Kroef
Karim berichtet, dass Frespo im März 2024 vom Kartoffelverarbeiter Peka Kroef übernommen wurde. Diese Übernahme folgte schon kurz nach der letzten, aber das Team ist sehr positiv und blickt der Zukunft voller Zuversicht entgegen. „Die Produkte passen gut zueinander und ergänzen sich.“ Welche Konsequenzen sich daraus für das System ergeben, weiß Karim noch nicht. „Auch Peka Kroef arbeitet mit Ultimo, und wir müssen prüfen, wie wir die Systeme integrieren und standardisieren können.“ Lachend berichtet er, dass in den kommenden Wochen zunächst Gespräche geführt werden und vor allem die Produktionskapazität untersucht wird; erst danach wird mit den Anpassungen in der Fabrik begonnen.”
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Hilco Lunsing
‚Dieses Projekt ist ein Paradebeispiel für effektives Veränderungsmanagement und technologische Adaption.‘
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