Vom Akute Probleme beseitigen zu intelligenten Prozessen bei Quooker
Quooker professionalisiert das Facility Management mit Ultimo
Quooker ist weltweit bekannt als Erfinder des Kochendwasserhahns. In der modernen Produktionsstätte in Ridderkerk (NL) werden täglich Innovationen entwickelt und umgesetzt, die mittlerweile Millionen von Küchen weltweit mit mehr Komfort und Funktionalität versorgen. Der Erfolg von Quooker basiert unter anderem auf einem starken Facility Team, das für eine reibungslose Organisation aller internen Prozesse sorgt. Um mehr Kontrolle über diese Prozesse zu erlangen und effizienter arbeiten zu können, entschied sich Quooker, das Facility Management weiter zu professionalisieren. Gemeinsam mit Pontifexx wurde Ultimo implementiert und optimiert. Das Ergebnis: mehr Übersicht, bessere Zusammenarbeit und eine solide Basis für zukünftiges Wachstum.
Innerhalb des Facility Teams übernahmen Anthony Kriek (Koordinator Facility), Marijn Bonekamp (Teamleiter Facility) und Gert-Jan van der Lugt (Facility Manager) die Koordination im Pontifexx Projekt. Sie arbeiteten bereits mit Ultimo, nutzten jedoch noch nicht das volle Potenzial des Systems für Quooker. Anthony berichtet: „Uns fehlte der Überblick. Meldungen kamen auf verschiedensten Wegen herein. Der eine schickte eine E-Mail, der andere kam persönlich vorbei. Wir reagierten überwiegend auf akute Situationen, anstatt strukturiert zu arbeiten.“
Quooker suchte nach einer Methode, um Prozesse besser zu strukturieren, effizienter zu gestalten und weniger fehleranfällig zu machen. Eine wesentliche Verbesserung wurde auch im Bereich der Planung erreicht. Während regelmäßige Wartungsarbeiten früher unübersichtlich und ungleichmäßig verteilt waren, wird nun sechs Monate im Voraus geplant. Aufgaben werden automatisch eingeplant, mit einer besseren Verteilung über das Team. Damit wurde ein wichtiger Wunsch des Managements erfüllt: mehr Kontrolle über die Kapazität und eine stabile Arbeitsverteilung über das gesamte Jahr.
„Wir erhielten viele Meldungen über Schäden und technische Probleme, aber dank Ultimo haben wir jetzt einen zentralen Ort, an dem alles übersichtlich dokumentiert wird."
Anthony Kriek
Koordinator für Facility Management bei Quooker
Auf dem Foto von links nach rechts: Ibrahim Hashish (Instandhaltungsberater bei Pontifexx), Anthony Kriek (Koordinator Facility Management bei Quooker), Marijn Bonekamp (Teamleiter Facility Management bei Quooker) und Chris Koskamp (Instandhaltungsberater bei Pontifexx).
Persönliche Begleitung und praxisorientierte Schulungen
Die Zusammenarbeit mit Pontifexx begann für Anthony mit einem Schulungsprogramm, das schnell zu einer Reihe konkreter Verbesserungsprojekte führte. Bei den Schulungen wurde nicht nur Systemwissen vermittelt, sondern vor allem die praktische Anwendung im Arbeitsalltag. „Ab September 2024 wurde ich wöchentlich von Pim Bassie, Maintenance Consultant bei Pontifexx, begleitet. Neben der Schulung entwickelten wir gemeinsam Lösungen, die wirklich für Quooker funktionieren,“ so Anthony.
Einer der ersten Erfolge war die Verbesserung des Meldeprozesses. Neue Meldekategorien, intelligente Workflows und automatische Verknüpfungen sorgten für Übersicht und Zeitersparnis. So wurde beispielsweise eine Besprechungsraum-Konfiguration mit einer Catering-Anfrage verknüpft und automatisch an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet. Anthony ist auch verantwortlich für die Flotte von über 60 Quooker-Fahrzeugen. „Wir erhielten viele Meldungen über Schäden und technische Probleme, aber dank Ultimo haben wir jetzt einen zentralen Ort, an dem alles übersichtlich dokumentiert wird.“
„Wir haben den Wechsel vom reaktiven zum prozessorientierten Denken vollzogen. Auf Basis einer Roadmap bearbeiten wir nun Quartalsprojekte pro Abteilung und analysieren, wie wir mit Daten und Dashboards weitere Fortschritte erzielen können."
Anthony Kriek
Koordinator für Facility Management bei Quooker
Ergebnis: Zufriedene Mitarbeiter und mehr Kontrolle
Die Wirkung der Verbesserungen ist bei Quooker deutlich spürbar. „Wir haben jetzt Einblick in offene Meldungen, Prioritäten und Planungen. Monteure haben über die App Zugang zu ihren Aufgaben und können effizienter arbeiten,“ so Anthony.
Auch die Schulung und Zertifizierung von Mitarbeitern erhielt einen digitalen Platz in Ultimo. Aus einem neuen Schulungsregister werden nun alle Trainings und Re-Zertifizierungen automatisch nachverfolgt.
Gemeinsame Neugestaltung von Prozessen
Die Rolle von Pontifexx ging weit über die reine Unterstützung bei der Einrichtung des Ultimo-Systems hinaus. Chris Koskamp und Ibrahim Hashish, beide Maintenance Consultants bei Pontifexx, spielten dabei eine zentrale Rolle. Während Chris das Facility Team beim Meldeprozess unterstützte und zu Vorschriften und Compliance beriet, konzentrierte sich Ibrahim auf die Wartungsprozesse und Pim auf Fuhrpark und HSE.
Ibrahim: „Wir haben gemeinsam analysiert: Was wird wirklich auf der Arbeitsebene benötigt? Durch die direkte Zusammenarbeit mit dem Team von Quooker konnten wir Prozesse einrichten, die genau auf deren tägliche Praxis abgestimmt sind. Betrachtet man jetzt die Position von Quooker auf der Pontifexx S-Kurve, sieht man, dass sie sich in der Reifephase (Phase 3) im Bereich digitale Innovation befinden.“
Chris ergänzt: „Bestimmte Prüfungen, die zuvor nicht durchgeführt wurden, werden jetzt umgesetzt, weil wir die periodische Wartung darauf abgestimmt haben. Quooker erfüllt jetzt alle gesetzlichen Anforderungen und kann bei einem Audit unmittelbar nachweisen, dass die Prüfungen durchgeführt wurden.“
Ibrahim: „Das Schönste ist zu sehen, wie Quooker jetzt selbst Verbesserungsvorschläge einbringt. Die Mitarbeiter von Quooker kennen ihren Weg in Ultimo und denken proaktiv mit. Dafür machen wir diese Arbeit.“
„Durch die direkte Zusammenarbeit mit dem Team von Quooker konnten wir Prozesse einrichten, die genau auf deren tägliche Praxis abgestimmt sind. Betrachtet man jetzt ihre Position auf der Pontifexx S-Kurve, sieht man, dass Quooker sich in der Reifephase (Phase 3) der digitalen Innovation befindet."
Ibrahim Hashish
Maintenance Consultant bei Pontifexx
Von Verbesserung zu Automatisierung
Die tiefgreifende Transformation bringt messbare Ergebnisse. „Wir haben den Wechsel vom reaktiven zum prozessorientierten Denken vollzogen. Auf Basis einer Roadmap bearbeiten wir nun Quartalsprojekte pro Abteilung und analysieren, wie wir mit Daten und Dashboards weitere Fortschritte erzielen können,“ so Anthony.
Derzeit arbeiten wir an intelligenten Berichten, die dem Management Einblick in Themen wie Schadensmanagement der Fahrzeugflotte, periodische Wartung und Lieferantenleistungen geben. Dank Integrationen mit externen Lieferantensystemen über Datarotonde wird intensiv an der Kommunikation mit externen Lieferanten gearbeitet.
Zukunft: Bereit für Wachstum
Pontifexx bleibt bei der weiteren Einführung und bei neuen Anforderungen in den Bereichen Sicherheit, Wartungsplanung und Berichterstattung eingebunden. Dank der Zusammenarbeit sind die internen Geschäftsprozesse jetzt deutlich transparenter. Es wurde Struktur in die Verwaltung von Benutzerrechten gebracht, die Datenströme werden synchronisiert und die Architektur wurde in Abstimmung mit der IT-Abteilung auf die Praxis ausgerichtet.
Auch im Bereich datengestützter Arbeit macht Quooker große Fortschritte. Dabei geht es um Einblicke in Durchlaufzeiten von Tickets, Ausfälle in der Planung und Erkenntnisse darüber, warum bestimmte Arbeiten nicht ausgeführt wurden.
„Wir wollen auf Basis von Fakten steuern, nicht nach Gefühl,“ sagt Anthony. „Welche Tickets werden bearbeitet, warum ja oder nein, und wie viel Zeit kosten sie wirklich? Diese Erkenntnisse helfen uns nicht nur im täglichen Betrieb, sondern auch bei der langfristigen Planung und bei der Umsetzung der Vision, die das Management vor Augen hat.“
So arbeitet Quooker auf eine Zukunft hin, in der kontinuierliche Verbesserung der Standard ist, mit Pontifexx als zuverlässigem Partner, der dabei eine Schlüsselrolle spielt.
Ergebnisse für Quooker:
- Zufriedene Mitarbeiter: Die Prozesse sind menschenorientiert eingerichtet und das System ist benutzerfreundlich. Meldungen werden schnell und angemessen bearbeitet, was möglicherweise in Zukunft zu einer höheren Zufriedenheit beim internen Kunden beiträgt.
- Übersicht in der Dokumentation: Es gibt Klarheit über neue Tickets und die Planung wird kontinuierlich verbessert. Die Abteilung hat Einblick in aktuelle Themen und Prioritäten; man hat wirklich die Kontrolle.
- Zeitersparnis: Die Organisation hat Kontrolle über die Wartung und muss immer weniger auf akute Situationen reagieren. Prozesse sind optimal eingerichtet, was mehr Raum für die eigentliche Arbeit bietet. Dank mobiler Arbeit können Monteure kontinuierlich im Feld bleiben und mehr Arbeiten ausführen.
- Kosteneinsparung: Tickets werden schneller verarbeitet (Anthony schätzt etwa 10 Sekunden pro Ticket), was in diesem Maßstab erheblich ist.
- Zukunftssicher: Durch bessere Erkenntnisse kann Quooker gezielter auf das reagieren, was nötig ist, um Prozesse reibungsloser zu gestalten, mit Blick auf Nachhaltigkeit und zukünftiges Wachstum.
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Hilco Lunsing
„In der Praxis sehen wir regelmäßig, welchen Unterschied strukturierte Prozesse und ein gut eingerichtetes Instandhaltungsmanagementsystem machen können. Ich erläutere Ihnen gerne, welche Möglichkeiten es für Ihre Organisation gibt.“
